Prozessaufnahme und BPMN

Wie ein Ablauf tatsächlich läuft, steht selten im Organisationshandbuch. Es steht in den Köpfen der Menschen, die ihn jeden Tag ausführen – und in den Umwegen, die sie sich angewöhnt haben, weil das System sie nicht anders lässt.

Diese Umwege machen wir sichtbar, bevor jemand eine Zeile Code schreibt oder eine Lizenz kauft.

So läuft eine Aufnahme ab

Vorgespräch

Wir klären, um welchen Ablauf es geht, wer daran beteiligt ist und was am Ende besser sein soll. Daraus ergibt sich, mit wem wir sprechen.

Interviews vor Ort

Wir sprechen mit den Menschen, die den Ablauf ausführen, dort, wo sie arbeiten: in der Halle, im Lager, am Schreibtisch. Nicht nur mit denen, die ihn verantworten.

Modell in BPMN 2.0

Aus den Gesprächen entsteht ein Prozessmodell in BPMN 2.0 – der internationale Standard, den auch Ihre IT und andere Dienstleister lesen können.

Durchsprache

Das Modell geht zurück an die Beteiligten. Erst wenn sie sagen „so läuft es“, gilt es als aufgenommen.

Übergabe

Sie bekommen alles, was entstanden ist, in einer Form, mit der Sie weiterarbeiten können – mit uns oder ohne uns.

Wie so ein Modell aussieht

BPMN-Modell eines Werkstattablaufs mit fünf Bahnen: Leitung, Konstruktion, Arbeitsvorbereitung, Montage und Lager. Die Leitung plant einen eingegangenen Auftrag ein, die Konstruktion stellt den Schaltplan fertig, die Arbeitsvorbereitung bereitet die Arbeit vor. Die Montage ruft Material ab, das Lager stellt es bereit. Ist es nicht vollständig, klärt die Leitung die Fehlteile, danach stellt das Lager erneut bereit. Die Montage montiert; stimmt der Plan nicht, korrigiert die Konstruktion ihn und die Montage setzt fort. Danach meldet die Montage fertig, die Leitung prüft die Fertigmeldung, und der Auftrag ist fertig. — Vereinfachter, anonymisierter Ausschnitt aus einem echten Werkstattablauf.

über 20 Bahnen

rund 200 Schritte

So groß ist das vollständige Modell hinter diesem Ausschnitt – ein ganzer Werkstattablauf, nicht ein Prozess auf einer Folie.

Ein solches Modell ist mehr als eine Zeichnung. BPMN 2.0 beschreibt Abläufe so genau, dass sie sich simulieren lassen: Aufträge laufen als Marken (Token) durch das Modell, mit den Zeiten und Kapazitäten, die wir vor Ort aufgenommen haben. So zeigt sich, wo sich Arbeit staut, wo gewartet wird und welche Stelle zum Engpass wird, wenn mehr Aufträge kommen – bevor jemand etwas umbaut.

Und das Modell bleibt mit der Software verbunden. Wenn wir daraus eine Anwendung entwickeln, gleichen wir Modell und Programmlogik gegeneinander ab, Schritt für Schritt. Abweichungen fallen so am Schreibtisch auf und nicht erst im Betrieb. Maßgeblich ist dabei immer der Ablauf, wie er in der Werkstatt tatsächlich gelebt wird: Ändert sich die Praxis, ändern sich Modell und Software mit.

Was Sie am Ende in der Hand haben

das Prozessmodell in BPMN 2.0, als Datei und als PDF
eine Liste der Schwachstellen: Medienbrüche, Doppelerfassung, Wartezeiten, Stellen ohne klare Zuständigkeit
einen Soll-Vorschlag, wie der Ablauf besser laufen kann
eine Aufwandsschätzung, falls dafür eine Anwendung nötig ist

Und danach

Manches lässt sich mit einer Regel oder einer Absprache lösen. Wo Standardsoftware nicht trägt, ist das Modell die Grundlage für die Fachanwendung, die wir daraus entwickeln – damit die Software den Ablauf abbildet, der wirklich gelebt wird.